Une étude confie à ses logiciels des actes, des pièces d'identité et des échanges couverts par le secret professionnel. La CNIL rappelle que les systèmes d'IA restent soumis au RGPD : les garanties doivent correspondre à l'usage réel de l'étude et pouvoir être vérifiées.
Pour comparer les fonctions et les coûts avant de retenir un éditeur, consultez le guide de choix des logiciels pour notaires. La checklist ci-dessous porte sur les garanties du logiciel et les preuves à demander.
La checklist : dix questions à poser à votre éditeur
Demandez des réponses appuyées par le contrat et une démonstration sur un dossier fictif. Une promesse commerciale seule ne suffit pas à valider un contrôle.
1. À quoi servent les données et servent-elles à entraîner un modèle ?
Réponse attendue : Le contrat précise chaque finalité : recherche documentaire, préparation d'e-mails, suivi client ou amélioration du service. Il indique si les données, requêtes et corrections peuvent servir à entraîner un modèle, chez l'éditeur comme chez ses prestataires. Chaque usage doit correspondre à ce que l'étude a autorisé.
2. Quels dossiers, pièces et e-mails l'outil peut-il lire ?
Réponse attendue : Les sources connectées et les catégories de données sont identifiées. Leur périmètre peut être limité au besoin : préparer une relance ne justifie pas l'accès à tous les dossiers historiques. Faites montrer les réglages des dossiers, boîtes mail et espaces partagés accessibles.
3. Un collaborateur peut-il ouvrir un dossier auquel il n'a pas droit ?
Réponse attendue : Les droits suivent le rôle et la mission du collaborateur, conformément aux recommandations de la CNIL sur les habilitations. Testez deux profils, puis retirez un accès : le dossier doit rester inaccessible au profil non autorisé et le retrait doit prendre effet.
4. Peut-on vérifier une réponse et repérer une contradiction ?
Réponse attendue : L'utilisateur peut ouvrir la pièce, le mail ou l'acte et retrouver le passage utilisé. Le seul nom du document ne suffit pas. Les informations manquantes ou contradictoires sont signalées : faites le test avec deux pièces qui donnent des réponses différentes.
5. Quelles actions demandent une validation humaine ?
Réponse attendue : Les actions concernées et les personnes habilitées sont définies. Un mail, une relance ou un projet d'acte reste visible et modifiable avant validation. Demandez à préparer, corriger puis refuser une action, et à retrouver l'auteur de la décision dans le journal.
6. Où vont les données, sauvegardes et requêtes d'IA ?
Réponse attendue : L'éditeur fournit les régions d'hébergement, le schéma des flux, la liste des sous-traitants et les garanties des éventuels transferts. Incluez les prestataires d'IA et de support, pas seulement l'hébergeur principal. La CNIL détaille les garanties à examiner chez les sous-traitants.
7. Comment les données et les accès techniques sont-ils protégés ?
Réponse attendue : Le chiffrement couvre les flux, le stockage, les sauvegardes et les exports. Les jetons d'accès au logiciel métier sont protégés et les environnements de test séparés de la production. Un accès support aux dossiers doit être autorisé, limité dans le temps et tracé.
8. Quand les données sont-elles supprimées ?
Réponse attendue : Une durée est définie pour les documents, conversations, journaux et sauvegardes. Elle est liée à la finalité du traitement. Testez la suppression d'un dossier fictif et demandez à quel moment l'effacement atteint les sauvegardes.
9. Comment quitter le service ou gérer un incident ?
Réponse attendue : L'étude dispose d'un export exploitable, d'une procédure de fin de contrat et d'accès révocables. Les responsabilités, le contact d'escalade et les délais de notification d'incident sont documentés. Un export d'essai permet de vérifier que l'étude pourra récupérer ses données et continuer à travailler.
10. Qui évalue les risques du traitement pour l'étude ?
Réponse attendue : L'étude qualifie son usage avec son DPO ou son conseil ; le fournisseur apporte les informations techniques. Les risques et les mesures sont documentés. Si le traitement est susceptible d'engendrer un risque élevé, une analyse d'impact sur la protection des données doit être réalisée avant le déploiement.
Les engagements de Mibba
Mibba s'engage à ne jamais utiliser les données des études pour entraîner un modèle et à garder une validation humaine avant toute action. Les informations sont reliées à leurs sources et les accès sont limités au périmètre autorisé.
La connexion au logiciel métier passe par l'API officielle Septeo, avec un prestataire déclaré dans l'administration de l'étude et un NDA. Mibba annonce un hébergement en France et une possibilité de self-host selon le projet. Ces engagements doivent figurer dans le contrat et le schéma de flux du déploiement retenu ; ils ne constituent pas, à eux seuls, une certification.
Point d’étape au client
1 point à corrigerNous avons reçu l’acte de notoriété et attendons le retour de la Banque Seine.
Le retour est annoncé vendredi, sans source pour confirmer cette date.
Vérifications
Acte reçu et sourcé
Acte de notoriété Bernard.pdf
Date non confirmée
Validation bloquée avant envoi
Point d’étape au client
1 point à corrigerBonjour Madame Bernard,
Nous avons reçu 1l’acte de notoriété et attendons encore 2le retour de la Banque Seine concernant les avoirs déclarés.
3Ce retour devrait intervenir vendredi.
Nous reviendrons vers vous dès réception.
Validation bloquée par le point 3
Pour confronter les garanties publiées, consultez le comparatif des IA notariales, notre analyse de Klaire et celle de Maestro LCB-FT.
Quelles données sont utilisées dans Mibba ?
Les traitements correspondent à plusieurs usages distincts : accéder à l’application, travailler sur les dossiers autorisés par l’étude, échanger avec l’équipe Mibba et mesurer l’utilité des pages publiques.
| Usage | Données concernées | Fonctionnement |
|---|---|---|
| Compte et accès | Nom, adresse e-mail professionnelle, appartenance à l’espace de travail, droits et session | L’authentification permet d’accéder à l’espace autorisé. La session est configurée pour une durée de 30 jours, renouvelable lors de l’utilisation. |
| Préparation des dossiers | Documents, informations du logiciel métier, e-mails connectés, demandes adressées à l’assistant et résultats | Les contenus permettent de rechercher les pièces, de rapprocher les informations et de préparer des réponses et des actions pour l’équipe. |
| Prise de rendez-vous | Informations saisies dans le formulaire de réservation et créneau choisi | La réservation se fait sur Cal.com, qui reçoit les informations nécessaires à l’organisation de l’échange. |
| Demande du guide IA | Prénom, nom, adresse e-mail professionnelle et nom de l’étude | Ces informations servent à envoyer le guide et à signaler la demande à l’équipe Mibba dans son espace Slack interne. |
| Mesure des demandes de démonstration | Page publique d’origine et bouton utilisé | Mibba compte les clics par page et par bouton. Cette mesure n’ajoute pas d’identifiant individuel ; les paramètres de réservation ne reprennent pas les adresses privées de l’application. |
| Mesure d’audience du site public | Pages consultées, parcours, référent, campagne, type d’appareil, durée d’engagement, profondeur de lecture et replay visuel de la navigation | La mesure est auto-hébergée avec Umami, sans cookie publicitaire. Les textes et champs sont masqués dans les replays. Elle ne reçoit ni nom, ni e-mail, ni contenu de dossier. Les routes authentifiées de l’application sont exclues et bloquées dans l’enregistreur. |
Les cookies de connexion servent à maintenir la session et les accès à l’application. Les données des dossiers sont distinctes des informations fournies lors d’une réservation. La mesure d’audience respecte le signal « Do Not Track » du navigateur et peut aussi être désactivée ci-dessous pour cet appareil. Pour une question sur les traitements ou pour préparer l’examen avec votre DSI, contactez l’équipe Mibba.
Mesure d’audience sur cet appareil : active
Préparer un déploiement de Claude dans l’étude
Le guide gratuit Claude ou ChatGPT pour les notaires fournit une configuration pas à pas, des projets métier, des prompts, des Skills et une méthode pour tester l’outil sur des dossiers déjà maîtrisés par l’étude. Pour examiner le choix de l’outil et les risques liés aux données, consultez notre position sur Claude et Mistral.
Questions fréquentes
Un hébergement en France rend-il automatiquement une IA conforme ?
Non. Il faut aussi examiner les destinataires et les transferts de données, les finalités, les accès, les durées de conservation et l'usage réel. L'hébergement est un élément de l'audit, pas une preuve de conformité à lui seul.
Quel dossier préparer pour tester les garanties en démonstration ?
Utilisez un dossier fictif avec une information ancienne, deux pièces contradictoires et un document réservé à un seul rôle. Faites préparer un e-mail, refusez son envoi, puis demandez les traces des accès et des décisions. Terminez par un export et une suppression.
Quelle différence entre audit de conformité et audit patrimonial ?
L'audit patrimonial vérifie et structure la situation du client. L'audit de conformité examine les garanties du logiciel qui traite ses données. La qualité d'une synthèse patrimoniale ne prouve donc pas la sécurité de l'outil utilisé.